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VKC-Session

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VKC-Funktionen

Dokumentablage

In der Dokumentablage sind alle VKC-Dokumente gespeichert. Die Ablage wird durch Kategorien hierarchisch strukturiert. Kategorien sind vergleichbar mit den Verzeichnissen einer Dateistruktur. Kategorien können aber zusätzlich mit Schlüsselwörtern und einer Beschreibung versehen werden. Dadurch wird die Ablage und das Auffinden von Dokumenten im VKC unterstützt. Auf einer Webseite der Dokumentablage wird jeweils der Inhalt einer VKC-Kategorie dargestellt.

Die Seite ermöglicht die Navigation innerhalb der Kategorienstruktur und den Zugriff auf die darin gespeicherten Dokumente, sowie eine einfache Suche.

Je nach Zugriffsrechten des Benutzers werden außerdem Funktionen angeboten, die sich auf die aktuelle Kategorie oder auf einzelne Dokumente darin beziehen.

Detaillierte Beschreibung ...

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Neuerscheinungen

Diese Funktion liefert einen schnellen Überblick über neu publizierte Dokumente im VKC. Es wird eine Liste von bis zu zwanzig kürzlich publizierten Dokumenten angezeigt, die neuesten oben in der Liste. Zu jedem Dokument werden die beschreibenden Informationen aufgeführt, sowie verschiedene Hyperlinks, die im folgenden Beispiel markiert sind. Bitte beachten Sie, dass bei Anwahl des Hyperlinks auf die Kategorie standardmäßig der aktuelle Fensterinhalt überschrieben wird.

Neuerscheinungen

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Bestseller

Diese Funktion liefert einen schnellen Überblick über die vermutlich interessantesten Dokumente im VKC. Es wird die Liste der zwanzig am häufigsten abgerufenen Dokumente angezeigt, sortiert nach der Anzahl der Zugriffe. Zu jedem Dokument werden die beschreibenden Informationen aufgeführt, sowie verschiedene Hyperlinks, die im folgenden Beispiel markiert sind. Bitte beachten Sie, dass bei Anwahl des Hyperlinks auf die Kategorie standardmäßig der aktuelle Fensterinhalt überschrieben wird.

Bestseller

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Erweiterte Suche

Diese Funktion ermöglicht das gezielte Auffinden von Dokumenten im VKC. Es wird die folgende Suchmaske geladen:

Suchmaske

Es gibt unterschiedliche Felder zur Eingabe von Suchstrings, je nachdem wo danach gesucht werden soll. Die Volltextsuche untersucht den Dokumentinhalt, während sich die anderen Felder auf die Metadaten des Dokuments beziehen. Werden in mehreren Feldern Suchbegriffe eingegeben werden sie per UND verknüpft. Die Suche wird mit einem Klick auf Suchen gestartet.

Das Kriterium für die Sortierung der Ergebnisse kann vorgegeben werden.
Standardwert: absteigend nach Ranking

Die Trefferanzahl pro Seite kann aus der vorgegebenen Liste ausgewählt werden. Gibt es mehr Suchergebnisse, als auf einer Seite angezeigt werden sollen, so sind die Folgeseiten über Hyperlinks erreichbar.
Standardwert: 5 Treffer pro Seite

Das Publikationsdatum der angezeigten Dokumente kann begrenzt werden durch Auswahl aus der vorgegebenen Liste.
Standardwert: keine Zeitbegrenzung

Die Suche kann auf einen bestimmten Dokumenttyp beschränkt werden. Dazu selektiert man den gewünschten Typ in der Auswahlliste.
Standardwert: keine Einschränkung

In der Ergebnisliste werden zu jedem Dokument das Ranking und die beschreibenden Informationen aufgeführt, sowie verschiedene Hyperlinks, die im folgenden Beispiel markiert sind. Es wurde nach dem Begriff "Software" im Titel gesucht. Bitte beachten Sie, dass bei Anwahl des Hyperlinks auf die Kategorie standardmäßig der aktuelle Fensterinhalt überschrieben wird.

Suchergebnis

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Messenger

Diese Funktion lädt im Fenster die Benachrichtigungseinstellungen des Benutzers. Wenn die Option Benachrichtigung aktivieren eingeschaltet ist, wird der Benutzer per Email automatisch informiert, wenn Dokumente mit den angegebenen Schlüsselwörtern oder in den registrierten Kategorien publiziert werden.

Messenger

Das Benachrichtigungsintervall gibt an, in welchen Abständen Benachrichtigungen verschickt werden sollen. Bei Auswahl von "15 Minuten" findet alle 15 Minuten eine Überprüfung statt. Wählt man "1 Tag", findet die Prüfung alle 24 Stunden statt, und es wird maximal eine Email pro Tag verschickt.

Änderungen der Einstellungen werden erst beim Klick auf Speichern wirksam.

Die Registrierung von Kategorien erfolgt direkt in der Dokumentablage auf der Webseite der Kategorie.

Um einen Kategorieeintrag später wieder zu löschen, wählen Sie den Messenger an, deaktivieren den entsprechenden Eintrag durch Klick in das Kästchen davor und klicken auf Speichern.

Messenger

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Profil

Jeder VKC-Nutzer hat ein persönliches Profil mit Daten zur Person, Einstellungen und Funktionen zum Ändern des Passworts, sowie zur Disposition von Dokumenten mit abgelaufenem Verfallsdatum.

Benutzerprofil

Die persönlichen Daten können direkt in den entsprechenden Feldern geändert werden.

Persönliche Einstellungen

Email anzeigen:
Standardmäßig ist diese Option ausgeschaltet, und die Email-Adresse des Benutzers wird VKC-Lesern beim Abruf der Autoreninformationen nicht angezeigt.
Menüsprache:
Diese Auswahlliste erlaubt die individuelle Einstellung der VKC-Menüsprache. Z. Zt. werden Deutsch und Englisch unterstützt.

Hinter der Bezeichnung Gruppen sind die Gruppen genannt, zu denen der Benutzer gehört. Die Gruppennamen sind Hyperlinks. Beim Klick auf einen solchen Link wird ein Informationsfenster mit dem Gruppenprofil geöffnet.

Wenn Daten im Profil geändert oder hinzugefügt wurden, muss das Profil gespeichert werden, damit die Eintragungen übernommen werden (Knopf Speichern).

Das Passwort kann über die Funktion Passwort ändern neu gesetzt werden. Dazu wird ein neues Formular geladen.

Mit der Funktion Abgelaufene Dokumente können Sie prüfen, ob im VKC von Ihnen publizierte Dokumente abgelaufen und in einer speziellen Ablage zwischengespeichert sind. Das betrifft Dokumente, bei denen ein Verfallsdatum gesetzt worden ist. Abgelaufene Dokumente können vom Autor gelöscht, wiederhergestellt oder neu publiziert werden.

Benutzer und Gruppen werden von Benutzern mit Administrationsrechten verwaltet. Detaillierte Beschreibung ...

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Hilfe

Diese Funktion öffnet ein neues Browser-Fenster, das diese Hilfe-Seite anzeigt.

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Dokumentablage

Hier werden die Funktionen der Dokumentablage im Detail beschrieben.

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VKC-Pfad

VKC-Pfad

Dieses Feld zeigt alle Kategorien an, die auf dem "Pfad" von der VKC-Einstiegsseite zur gerade im Web-Browser angezeigten VKC-Seite liegen. Die Lupe vor dem Pfad steuert den Navigator an. Mit einem Klick auf eine der Kategorien im Pfad springt man direkt auf die zugehörige VKC-Seite, d. h. die entsprechende Seite wird in den Browser geladen.

Außerdem werden Schlüsselwörter (falls vorhanden) und Beschreibung der Kategorie angezeigt.

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Navigator

Navigator öffnen

Diese Funktion öffnet im linken Teil des Browserfensters den VKC-Navigator. Er zeigt die Kategorieenstruktur des VKC an und ergänzt die Navigationsfunktionen der üblichen VKC-Seiten. Er ist besonders nützlich für tief verschachtelte VKC-Strukturen, über die man im Navigator schnell einen Überblick gewinnen kann. Dabei funktioniert der Navigator ähnlich wie ein Dateisystem-Browser.

VKC-Navigator

Die Kategorienamen im Navigator sind Hyperlinks. Beim Klick auf einen Kategorienamen wird diese Kategorie im rechten Teil des Fensters geladen.

Einzelne Kategorien lassen sich expandieren, indem man auf das Pluszeichen vor dem Ordner-Symbol klickt.

Ein Klick auf das Minuszeichen kehrt den Vorgang um.

Durchkreuzte Kategorien erlauben keinen Zugriff für den angemeldeten Benutzer.

Wollen Sie in eine VKC-Darstellung ohne Navigator zurückkehren, so klicken Sie wiederum auf das Lupensymbol vor dem VKC-Pfad:

Navigator schließen

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Unterkategorien / Dokumentliste

Unterkategorien und Dokumente

In diesem Bereich werden ein Link zur übergeordneten Kategorie und Links zu allen direkt untergeordneten Kategorien angezeigt. Nur auf der VKC-Einstiegsseite gibt es keine übergeordnete Kategorie, da es sich um die Wurzel der gesamten Struktur handelt. Hinter dem Kategorienamen ist in Klammern die Anzahl der darunter liegenden Unterkategorien und Dokumente angegeben. Ein Klick auf einen der Einträge in der Liste bringt Sie direkt auf die zugehörige VKC-Seite.

Unter den Kategorienamen, die am Ordner-Symbol zu erkennen sind, folgt die Liste der Dateinamen aller Dokumente, die in dieser Kategorie publiziert sind (am Datei-Symbol zu erkennen). Auch diese Namen sind Hyperlinks, die auf den zugehörigen Dokumenteneintrag weiter unten auf der Seite führen.

Funktionsauswahl

Die Liste der Unterkategorien und Dokumente kann direkt genutzt werden, um Kategorien oder Dokumente zu kopieren, zu löschen, auszuschneiden oder einzufügen. Dazu markiert man die gewünschten Kategorien oder Dokumente durch Klick in den Kasten vor dem Namen, wählt in der Funktionsliste die passende Funktion und klickt auf Ausführen.

Funktionsliste

In der Liste werden jeweils nur die Funktionen angeboten, die den Zugriffsrechten des Benutzers entsprechen. Das Kopieren erfordert Leserechte, alle anderen Funktionen zusätzlich Schreibrechte in der Kategorie. Sollen Kategorien oder Dokumente ausgeschnitten oder gelöscht werden, so muss der Benutzer auch das Recht zum Löschen besitzen.

Die Funktionen "Kopieren" und "Ausschneiden" kopieren die selektierten Objekte in einen Zwischenspeicher ("Clipboard"). Die Funktion "Einfügen" fügt die Objekte vom Zwischenspeicher in die aktuelle Kategorie ein. Ausgeschnittene Objekte werden dabei gleichzeitig aus ihrer ursprünglichen Kategorie gelöscht.

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Einfache Suche

Einfache Suche

In dieses Feld geben Sie einen String für eine einfache, index-basierte Suche ein. Sind im String mehrere Wörter angegeben, so werden Dokumente gefunden, die mindestens eines davon enthalten (logisches ODER). Die Suche wird gestartet, wenn Sie auf Suchen klicken.

Es wird standardmäßig das gesamte VKC durchsucht. Wenn Sie aber den Schalter ab hier suchen aktivieren, werden nur die aktuelle Kategorie und deren Unterkategorien durchsucht.

Die Ergebnisse werden in einem Formular der erweiterten Suche dargestellt, in dem man auch die Suche verfeinern oder neu formulieren kann. Details siehe Erweiterte Suche ...

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Funktionen für Kategorien

Kategoriefunktionen

Die hier aufgeführten Funktionen werden nur dann auf der VKC-Seite angeboten, wenn der Benutzer auch die erforderlichen Zugriffsrechte besitzt. Sie werden rechts oben auf der Webseite der Kagegorie angeboten.

Kategoriestatistik  

Hier finden Sie die Anzahl Unterkategorien und die Anzahl publizierter Dokumente in der aktuellen Kategorie.

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Dokument einfügen mit Analyse und Klassifikation  

Diese Funktion dient dazu, ein Dokument, einen HTML-Verweis oder eine Notiz zu publizieren. Dazu muss der Benutzer Schreibrechte in der aktuellen Kategorie besitzen.

Es wird ein Formular geladen, in dem zuerst auszuwählen ist, ob ein Dokument, ein HTML-Verweis oder eine Notiz publiziert werden soll, da jeweils unterschiedliche Parameter abgefragt werden müssen.

Für Dokumente kann eine Dokumentklasse eingestellt werden, die den Lesern einen Hinweis auf die Art des Dokuments gibt. Die Datei, in der das Dokument zu finden ist, muss über die Funktion Browse geöffnet werden. In das Feld Titel sollte der Dokumenttitel eingetragen werden. Fehlt diese Angabe, wird der Dateiname (ohne Pfad) eingesetzt. Einige Dokumenttypen erlauben auch die Bestimmung des Titels in der automatischen Analyse. Der Typ wird aus der Endung des Dateinamens abgeleitet. Es sollten also möglichst die für gängige Applikationen üblichen Dateiendungen vorliegen (z. B. ".doc", ".pdf", ".html").

Für einen HTML-Verweis muss der Webpfad (URL) in das Feld HTML-Verweis eingetragen werden.

Darunter ist auszuwählen, ob der Verweis als Hyperlink gespeichert werden soll, oder ob eine Kopie der angegebenen Quelle im VKC gespeichert werden soll. Ein Kopie ist allerdings nur sinnvoll, wenn es sich um eine Datei, kein Webverzeichnis handelt. Bei einem Webverzeichnis wird, falls vorhanden, die Datei "index.html" kopiert.

Ins Feld Titel kann ein Titel für die Webreferenz eingetragen werden. Wenn die Quelle eine Titelinformation enthät, kann sie auch über die automatische Analyse extrahiert werden.

Eine Notiz ist ein VKC-Eintrag ohne Datei. Es werden nur die im Publikationsformular angegebenen Informationen gespeichert. Der Titel sollte unbedingt manuell eingetragen werden.

Für alle drei Publikationsarten können Schlüsselwörter und Beschreibung angegeben werden. Bei Dokumenten und HTML-Verweisen kann zum Ausfüllen die Funktion Analysieren genutzt werden. Die generierten Ergebnisse können Sie bei Bedarf nachbearbeiten.

Falls gewünscht, kann ein Verfallsdatum gesetzt werden. An diesem Termin wird der Dokumenteintrag zunächst aus dem VKC entfernt und der ursprüngliche Autor informiert. In der Funktion Profil kann er über den weiteren Verbleib des jeweiligen Dokuments entscheiden ("abgelaufene Dokumente").

Falls Sie nicht sicher sind, ob die aktuelle Kategorie die geeignete für die Publikation ist, können Sie die Funktion Klassifizieren benutzen. Es wird dann entweder im gesamten VKC oder ab der aktuellen Kategorie nach einer passenden Kategorie gesucht. Die Ergebnisse werden am Anfang des Formulars zur Auswahl angeboten:

Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Formulars fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen. Der Eintrag erfolgt entweder in der aktuellen Kategorie oder, falls Sie ein Klassifikationsergebnis markiert haben, in der markierten Kategorie.

Mit dem Knopf Abbrechen kehren Sie in die aktuelle Kategorie zurück, ohne eine Publikation durchzuführen.

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Neue Kategorie anlegen  

Mit dieser Funktion wird eine neue Unterkategorie angelegt. Es wird ein Formular geladen, in das der Kategoriename und optional Schlüsselwörter und eine Beschreibung eingetragen werden. Mit einem Klick auf Erstellen wird die neue Kategorie angelegt und danach die VKC-Seite der übergeordneten Kategorie neu geladen.
Mit dem Knopf Abbrechen kann man das Formular verlassen, ohne eine Kategorie anzulegen.

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Kategorie bearbeiten  

Mit dieser Funktion kann man die Kategoriedaten bearbeiten. Es wird ein Formular geladen mit dem aktuellen Kategorienamen, den eingetragenen Schlüsselwörtern und der Beschreibung. Diese Felder können verändert werden. Mit einem Klick auf Speichern werden die neuen Eintragungen wirksam.
Mit dem Knopf Abbrechen kehrt man ohne Änderungen auf die VKC-Seite zurück.

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Kategorie löschen  

Mit dieser Funktion kann die aktuelle Kategorie mit allen Unterkategorien und allen publizierten Dokumenten gelöscht werden. Bevor die Funktion tatsächlich ausgeführt wird, muss die Aktion vom Benutzer nochmals bestätigt werden.

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Zugriffsrechte  

Mit dieser Funktion können die Zugriffsrechte der aktuellen Kategorie angesehen und verändert werden. Dafür wird ein Formular geladen:

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte können festgelegt werden für Benutzer und Gruppen. Der Eintrag Jeder gilt für alle nicht explizit aufgeführten Benutzer, die auch zu keiner der aufgeführten Gruppen gehören. Wenn man einen Eintrag der Benutzer- und Gruppenliste selektiert, so werden die zugehörigen Zugriffsrechte im unteren Teil des Fensters angezeigt. Die Rechte können durch Aktivieren oder Deaktivieren der jeweiligen Einzeloptionen geändert werden. Wirksam werden die Rechte nur, wenn nach allen Änderungen für einen Benutzer oder eine Gruppe auf Speichern geklickt wird.

Die Knöpfe rechts von der Benutzer- und Gruppenliste dienen dazu, Benutzer oder Gruppen hinzuzufügen oder zu entfernen. Wenn man den Eintrag Jeder löscht, dürfen nur noch die explizit aufgeführten Benutzer und Gruppen auf die Kategorie zugreifen.

Die Option Einstellungen für alle Unterkategorien übernehmen bewirkt, dass alle Unterkategorien dieselben Zugriffsrechte erhalten, sofern der Benutzer deren Zugriffsrechte setzen darf.

Wenn ein ganzer Teilbaum gegen Zugriffe geschützt werden soll, müssen dazu auch die Zugriffsrechte aller Unterkategorien angepasst werden. Anderfalls könnten Benutzer über die Suchfunktion auf Dokumente in Unterkategorien zugreifen, sofern die jeweilige Unterkategorie den Zugriff erlaubt.

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Seite registrieren  

Mit dieser Funktion kann man die aktuell angezeigte VKC-Kategorie in den Messenger eintragen, um bei Erscheinen neuer Dokumente automatisch benachrichtigt zu werden. Wenn Sie auf das Symbol für "Seite registrieren" klicken, erfolgt der Eintrag automatisch, und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.

Um einen Kategorieeintrag später wieder zu löschen, wählen Sie den Messenger an, deaktivieren den entsprechenden Eintrag durch Klick in das Kästchen davor und klicken auf Speichern.

Messenger

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Publizierte Dokumente

Im Abschnitt "Publizierte Dokumente" einer VKC-Webseite finden Sie zu jedem publizierten Dokument einen Eintrag mit beschreibenden Informationen, sowie innerhalb des Eintrags Hyperlinks und Funktionssymbole, die sich auf das jeweilige Dokument beziehen.

Dokumenteintrag

Der Dokumenteintrag auf der VKC-Seite identifiziert und beschreibt ein publiziertes Dokument und enthält Hyperlinks auf den Inhalt und auf Informationen über den Autor. Außerdem bietet er Funktionen, die auf das Dokument angewandt werden können.

Dokumenteintrag

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Funktionen im Dokumenteintrag

In Abhängigkeit von den Zugriffsrechten des Benutzers werden die folgenden Funktionen im Dokumenteintrag angeboten:

Dokumentfunktionen

Dokument bearbeiten  

Diese Funktion erfordert Schreibrechte in der aktuellen Kategorie. Es wird ein Formular geladen, in dem Sie die beschreibenden Dokumentdaten ändern können. Die Änderungen müssen mit Klick auf Speichern abgeschlossen werden.

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Neue Version anlegen  

Mit dieser Funktion kann eine neue Version eines bereits publizierten Dokuments hinzugefügt werden. Sie erfordert Schreibrechte in der aktuellen Kategorie. Es wird das Formular zur Publikation geladen.

Es gibt hier drei zusätzliche Felder:

Versionsinformationen

Das Feld Vorgänger-Dokument zeigt Informationen über die zuletzt publizierte Version des Dokuments.
Die Versionsnummer wird von VKC verwaltet und kann nicht geändert werden.
Das vorgeschlagene Versions-Label kann vom Benutzer überschrieben werden.
Es kann eine spezifische Versionsbeschreibung erfasst werden.

Ansonsten funktioniert das Formular wie bei Funktion Dokument einfügen.

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Alle Versionen anzeigen  

Falls diese Funktion im Dokumenteintrag angeboten wird, so sind bereits mehrere Versionen dieses Dokuments veröffentlicht worden. Auf der VKC-Seite einer Kategorie wird nur die jeweils jüngste Version angezeigt. Die Funktion Alle Versionen anzeigen zeigt eine Seite mit Dokumenteinträgen für alle Versionen. Die beschreibenden Daten können für jede Version individuell bearbeitet werden.

Mit einem Klick auf Zurück kehren Sie zurück auf die ursprüngliche VKC-Seite.

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Dokument löschen  

Diese Funktion erfordert das Recht, in der aktuellen Kategorie Dokumente zu löschen. Es wird der Dokumenteintrag, in dem Sie sich befinden, gelöscht, nachdem Sie dies nochmals bestätigt haben.

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Ähnliche Dokumente finden  

Diese Funktion ist dokumentspezifisch und deshalb direkt beim Dokumenteintrag zu finden. Ein Klick auf das Symbol veranlasst VKC, das Dokument mit allen anderen Dokumenten im VKC zu vergleichen. Dieser Vergleich nutzt einen ausgeklügelten Algorithmus, der dazu dient, inhaltlich ähnliche Dokumente zu finden.

Die Ergebnisse werden standardmäßig im selben Browser-Fenster angezeigt. Es werden bis zu 20 Treffer gelistet, sortiert nach Ranking. Zu jedem Dokument werden die beschreibenden Informationen und Hyperlinks angezeigt analog zu den Ergebnissen der erweiterten Suche.

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Ein Klick auf dieses Symbol bringt Sie zum Anfang der aktuellen VKC-Seite. Ein solcher Link befindet sich bei jedem Dokumenteintrag.

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